Détruire un dossier trop tôt ou le garder indéfiniment : les deux extrêmes posent problème. L'un est déontologique, l'autre réglementaire — et les deux peuvent coûter cher à un cabinet québécois.
Conserver un dossier trop longtemps expose des renseignements personnels inutilement. Le détruire trop tôt compromet le secret professionnel et les obligations comptables. Un cabinet doit calibrer ses délais sur les règlements du Barreau et la Loi 25.
Délais de conservation
Le Règlement sur la comptabilité et les comptes en fidéicommis des avocats prévoit des durées minimales pour certains documents comptables et dossiers. Le Code de déontologie exige de conserver les dossiers pendant le temps nécessaire à la bonne administration de la pratique.
En pratique, la plupart des cabinets retiennent les dossiers de contentieux fermés pendant au moins six à dix ans, selon la nature du mandat.
Le délai exact dépend du type de document — pas d'une règle unique pour tout le dossier.
Destruction sécurisée
- Papier : broyage ou incinération par un sous-traitant certifié.
- Numérique : suppression irréversible, pas seulement la corbeille.
- Médias : disques, clés USB et sauvegardes doivent être effacés ou détruits physiquement.
- Journal : consigner la date et la méthode de destruction.
« La destruction sécurisée doit laisser une trace documentée, pas seulement un fichier disparu. »
Loi 25 et minimisation
La Loi 25 impose de ne conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés. Après expiration du délai, destruction ou anonymisation est requise.
Le registre des incidents doit documenter toute fuite survenue lors d'une destruction mal exécutée.
Secret professionnel après destruction
Même après destruction, l'obligation de confidentialité subsiste pour ce que l'avocat a appris dans le cadre du mandat. La destruction du support physique ou numérique ne libère pas du secret — elle réduit le risque de divulgation accidentelle.
Détruire le dossier ne détruit pas l'obligation de confidentialité.